Vi beskytter dine personoplysninger og fortrolige dokumenter

Hos The Native Translator tager vi beskyttelsen af dine personoplysninger og fortrolige dokumenter alvorligt. Når du overlader os en oversættelsesopgave, skal du kunne have tillid til, at dine oplysninger behandles ansvarligt – fra din første forespørgsel på et tilbud, til den færdige oversættelse bliver leveret.

Vi leverer professionelle oversættelser af blandt andet juridiske dokumenter, lægejournaler, finansielle rapporter, virksomhedsdokumenter, teknisk dokumentation og personlige dokumenter.

Vi er derfor opmærksomme på, at de dokumenter, vi modtager, kan indeholde følsomme personoplysninger, forretningshemmeligheder og andre fortrolige oplysninger.

The Native Translator er certificeret efter ISO/IEC 27001, den internationalt anerkendte standard for ledelsessystemer for informationssikkerhed. Certificeringen dokumenterer, at vi arbejder med et systematisk ledelsessystem til at identificere, vurdere og håndtere risici for informationssikkerheden.

Vi behandler personoplysninger i overensstemmelse med den databeskyttelseslovgivning, der finder anvendelse, herunder EU's generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) og den schweiziske føderale databeskyttelseslov (FADP).

For behandlinger, der er omfattet af dansk ret, tager vi desuden højde for den danske databeskyttelseslov og de gældende danske regler om cookies og lignende teknologier.

Denne privatlivspolitik forklarer, hvilke oplysninger vi indsamler, hvorfor vi behandler dem, hvordan vi beskytter dem, og hvilke rettigheder du har.

Hvem er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger?

Den dataansvarlige er den juridiske enhed, der fastlægger formålene med og hjælpemidlerne til den pågældende behandling af personoplysninger.

Dataansvarlig:

The Native Translator
Prologic GmbH
Dorfstrasse 29
CH-6390 Engelberg, Schweiz

Databeskyttelse og informationssikkerhed

Generelle henvendelser

Hvor gældende lovgivning kræver det, stiller vi desuden oplysninger om en eventuel repræsentant i EU eller en databeskyttelsesrådgiver til rådighed.

Hvilke personoplysninger indsamler vi?

Vi indsamler og behandler kun personoplysninger, når det er nødvendigt for at levere vores tjenester, opfylde juridiske forpligtelser eller forfølge andre lovlige formål.

Afhængigt af hvordan du benytter vores tjenester, kan vi behandle følgende kategorier af oplysninger:

Kontaktoplysninger såsom navn, e-mailadresse, telefonnummer, virksomhedsnavn og postadresse.
Oplysninger om bestillinger, herunder tilbudsforespørgsler, sprogkombinationer, projektbeskrivelser, ordrer og korrespondance.
Dokumenter og filer, som du indsender til oversættelse, herunder personoplysninger i dokumenterne.
Fakturerings- og betalingsoplysninger, der er nødvendige for at administrere og dokumentere betalinger.
Tekniske oplysninger såsom IP-adresse, browseroplysninger, enhedsoplysninger og data om brugen af vores hjemmeside.
Oplysninger, som du frivilligt giver os, når du kontakter vores kundeservice eller sender en forespørgsel.

Dokumenter, der indsendes til oversættelse, kan indeholde særlige kategorier af personoplysninger efter GDPR artikel 9, eksempelvis helbredsoplysninger.

Vi behandler kun sådanne oplysninger, når de relevante databeskyttelsesretlige betingelser er opfyldt.

Vi anbefaler, at du kun indsender de personoplysninger, der er nødvendige for den ønskede oversættelsesopgave.

Hvorfor behandler vi dine personoplysninger?

Vi behandler personoplysninger for at kunne tilbyde, gennemføre og administrere vores professionelle oversættelsestjenester.

Formålene omfatter blandt andet:

At modtage og besvare tilbudsforespørgsler.
At gennemgå dokumenter og vurdere kravene til en oversættelse.
At forberede, administrere og udføre oversættelsesopgaver.
At kommunikere med kunder om igangværende og afsluttede projekter.
At levere færdige oversættelser.
At administrere betalinger, fakturering og bogføring.
At beskytte vores IT-systemer og forebygge uautoriseret adgang, svindel og sikkerhedshændelser.
At opfylde juridiske forpligtelser.
At drive, vedligeholde og forbedre vores hjemmeside og tjenester.
At analysere brugen af hjemmesiden, når det er tilladt efter gældende lovgivning.

Vi anvender ikke dokumenter, der er indsendt til oversættelse, til uvedkommende formål uden et passende retligt grundlag.

Hvilket retligt grundlag anvender vi efter GDPR?

Når GDPR finder anvendelse, baserer vi behandlingen af personoplysninger på et eller flere af de retlige grundlag i forordningens artikel 6.

Opfyldelse af en kontrakt eller foranstaltninger forud for indgåelse af en kontrakt – artikel 6, stk. 1, litra b:

Vi behandler personoplysninger, når det er nødvendigt for at udarbejde et tilbud på din anmodning eller opfylde en aftale med dig.

Retlig forpligtelse – artikel 6, stk. 1, litra c:

Vi behandler oplysninger, når det er nødvendigt for at overholde lovgivningen, eksempelvis regler om regnskab, skat og opbevaring af dokumentation.

Legitime interesser – artikel 6, stk. 1, litra f:

Hvor det er tilladt, kan vi behandle personoplysninger for at varetage legitime interesser, eksempelvis informationssikkerhed, forebyggelse af misbrug, kundeadministration og vedligeholdelse af vores tjenester.

Dette forudsætter, at dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder ikke går forud for disse interesser.

Samtykke – artikel 6, stk. 1, litra a:

Når en behandling kræver dit samtykke, eksempelvis ved anvendelse af visse cookies eller lignende teknologier, indhenter vi samtykket, inden behandlingen påbegyndes.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage med virkning for fremtiden.

Hvis vi behandler særlige kategorier af personoplysninger efter GDPR artikel 9, skal der desuden være grundlag for en relevant undtagelse fra det generelle forbud mod sådan behandling.

Afhængigt af den konkrete oversættelsesopgave kan The Native Translator fungere som databehandler på vegne af en kunde, der er dataansvarlig.

I sådanne tilfælde reguleres behandlingen også af de relevante aftaler og, hvor det er påkrævet, en databehandleraftale.

ISO/IEC 27001 – certificeret informationssikkerhed

The Native Translator er certificeret efter ISO/IEC 27001.

ISO/IEC 27001 er en internationalt anerkendt standard for ledelsessystemer for informationssikkerhed.

Standarden stiller krav til, hvordan organisationer identificerer og håndterer informationssikkerhedsrisici, etablerer passende sikkerhedsforanstaltninger og løbende forbedrer deres sikkerhedsarbejde.

Vores tilgang bygger på tre grundlæggende principper:

Fortrolighed: Oplysninger skal beskyttes mod adgang fra uvedkommende.

Integritet: Oplysninger skal beskyttes mod uautoriserede eller utilsigtede ændringer.

Tilgængelighed: Autoriserede personer skal kunne få adgang til de oplysninger, de har brug for, når det er nødvendigt.

Vores ledelsessystem for informationssikkerhed omfatter organisatoriske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger, som er tilpasset de risici, der er forbundet med vores aktiviteter.

ISO/IEC 27001-certificeringen dokumenterer, at vores ledelsessystem for informationssikkerhed opfylder kravene i en internationalt anerkendt standard.

Certificeringen betyder dog ikke, at alle sikkerhedsrisici kan elimineres, eller at den i sig selv dokumenterer overholdelse af enhver gældende databeskyttelsesregel.

Hvordan beskytter vi dine dokumenter og personoplysninger?

Beskyttelse af fortrolige kundeoplysninger er en central del af vores oversættelsestjenester.

Vi anvender organisatoriske og tekniske foranstaltninger, der har til formål at beskytte personoplysninger og dokumenter mod uautoriseret adgang, tab, utilsigtede ændringer og uberettiget videregivelse.

Vores sikkerhedsforanstaltninger omfatter blandt andet:

Adgangskontrol, der begrænser adgangen til kundeoplysninger og dokumenter til autoriserede personer.
Beskyttede kunde- og leverandørportaler til overførsel af filer.
Krypteret dataoverførsel via HTTPS/TLS ved brug af vores webportaler.
Fortrolighedsforpligtelser for oversættere, sprogrevisorer og projektledere.
Procedurer til identifikation og håndtering af informationssikkerhedsrisici.
Organisatoriske og tekniske foranstaltninger, der skal forebygge uautoriseret adgang og andre sikkerhedshændelser.

De konkrete sikkerhedsforanstaltninger afhænger af behandlingens karakter og de tilknyttede risici.

Tavshedspligt for oversættere og projektledere

Mange af vores kunder betror os dokumenter med fortrolige forretningsoplysninger eller personlige oplysninger.

Vores oversættere, sprogrevisorer og projektledere er underlagt bindende fortrolighedsforpligtelser.

Oplysninger, som de får adgang til i forbindelse med en oversættelsesopgave, må ikke anvendes til uvedkommende formål eller videregives til uvedkommende tredjeparter.

Dokumenter og personoplysninger må kun behandles i det omfang, det er nødvendigt for at udføre den pågældende opgave, eller når anden behandling er tilladt efter gældende lovgivning og relevante aftaler.

Vi tilstræber, at adgangen til kundeoplysninger begrænses til de personer, der har et arbejdsbetinget behov for dem.

Videregiver vi dine personoplysninger til tredjeparter?

Vi sælger ikke dine personoplysninger til tredjeparter.

For at kunne levere vores tjenester kan det dog være nødvendigt at dele relevante oplysninger med udvalgte modtagere, herunder:

Oversættere, sprogrevisorer og projektledere, der deltager i din opgave.
Leverandører af IT-systemer, hosting, datalagring og teknisk support.
Betalingsudbydere.
Leverandører af administrative tjenester, når det er nødvendigt.
Offentlige myndigheder eller andre berettigede modtagere, når videregivelse kræves efter gældende lovgivning.

Når eksterne leverandører behandler personoplysninger på vores vegne, anvender vi passende kontraktmæssige og sikkerhedsmæssige foranstaltninger.

Vi begrænser videregivelsen til de oplysninger, der er nødvendige for det konkrete formål.

Overførsel af personoplysninger til andre lande

The Native Translator samarbejder med et internationalt netværk af kvalificerede oversættere og andre tjenesteudbydere.

Det betyder, at visse oversættelsesopgaver kan indebære behandling af personoplysninger hos modtagere i forskellige lande.

Når GDPR eller den schweiziske databeskyttelseslovgivning finder anvendelse, sker internationale overførsler i overensstemmelse med de relevante regler.

Hvis personoplysninger overføres til et land, der ikke er omfattet af en relevant afgørelse om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, kan yderligere sikkerhedsgarantier være nødvendige.

Afhængigt af omstændighederne kan sådanne garantier eksempelvis omfatte standardkontraktbestemmelser og supplerende beskyttelsesforanstaltninger.

Hvilke foranstaltninger der er nødvendige, afhænger blandt andet af modtagerlandet, oplysningernes karakter og forholdene omkring overførslen.

Betalingsbehandling og beskyttelse af betalingsoplysninger

Betaling for vores oversættelsestjenester kan håndteres af eksterne betalingsudbydere, eksempelvis PayPal eller Saferpay, afhængigt af hvilke betalingsmuligheder der tilbydes ved bestilling.

Betalingsudbyderne kan indsamle og behandle oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre betalingen, forebygge svindel og overholde deres juridiske forpligtelser.

Vi kan modtage betalingsrelaterede oplysninger, der er nødvendige for at identificere og administrere en transaktion, eksempelvis betalingsstatus, transaktionsreferencer og faktureringsoplysninger.

Du kan finde yderligere oplysninger om betalingsudbydernes behandling af personoplysninger i deres respektive privatlivspolitikker.

Hvor længe opbevarer vi personoplysninger og oversættelsesdokumenter?

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt for de formål, de blev indsamlet til, eller i længere tid, hvis det kræves eller er tilladt efter gældende lovgivning.

Som hovedregel opbevares dokumenter, der indsendes til oversættelse, i 90 dage efter afslutningen af opgaven.

Efter denne periode slettes dokumenterne fra vores aktive systemer, medmindre længere opbevaring er nødvendig eller lovligt tilladt.

Visse oplysninger kan skulle opbevares i længere tid, herunder:

Fakturaer og regnskabsmateriale, der er omfattet af lovbestemte opbevaringskrav.
Oplysninger, der er nødvendige for at behandle en igangværende sag.
Dokumentation, der er nødvendig for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.
Oplysninger, der er omfattet af andre gældende lovbestemte opbevaringskrav.

Sikkerhedskopier kan være omfattet af særskilte tekniske slettecyklusser.

Når oplysningerne ikke længere er nødvendige, og der ikke foreligger et lovligt grundlag for fortsat opbevaring, slettes eller anonymiseres de efter vores gældende procedurer.

Cookies og lignende teknologier

Vores hjemmeside kan anvende cookies og lignende teknologier til at understøtte nødvendige funktioner, huske brugerindstillinger og analysere, hvordan besøgende bruger hjemmesiden.

En cookie er en lille tekstfil, som gemmes på din enhed, når du besøger en hjemmeside.

Cookies kan være midlertidige eller gemmes i en bestemt periode.

Sessionscookies bruges normalt under et besøg og udløber, når browsersessionen afsluttes.

Permanente cookies forbliver på din enhed i en fastsat periode, eller indtil du sletter dem.

Cookies kan også inddeles efter deres formål.

Nødvendige cookies understøtter funktioner, som er nødvendige for hjemmesiden eller en tjeneste, som brugeren udtrykkeligt har anmodet om.

Statistikcookies kan hjælpe os med at forstå trafikken på hjemmesiden, de besøgendes adfærd og mulighederne for at forbedre hjemmesiden.

Andre cookies kan understøtte yderligere funktioner eller tjenester fra eksterne leverandører.

Når gældende lovgivning kræver samtykke, anvender vi ikke ikke-nødvendige cookies eller lignende teknologier, før du har givet dit samtykke.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

Analyseværktøjer og tredjepartscookies

Vores hjemmeside kan anvende analyseværktøjer som Google Analytics og Matomo til at få indsigt i hjemmesidens brug og funktion.

Afhængigt af den tekniske opsætning kan værktøjerne behandle oplysninger som IP-adresser, enhedsoplysninger og besøgte sider.

Brugen af analyseværktøjer sker under hensyntagen til gældende databeskyttelsesregler, herunder krav om samtykke, hvor disse finder anvendelse.

Oplysninger om, hvilke analyseværktøjer der faktisk anvendes, hvilke cookies de placerer, og hvor længe oplysningerne opbevares, bør fremgå af hjemmesidens aktuelle cookieoplysninger.

Hvordan kan du administrere eller slette cookies?

Du kan administrere cookies via indstillingerne i din browser.

De fleste browsere giver dig mulighed for at blokere cookies, slette tidligere gemte cookies eller vælge, hvordan forskellige hjemmesider må gemme oplysninger.

Bemærk, at visse funktioner på hjemmesiden kan blive påvirket, hvis du blokerer nødvendige cookies.

Du kan finde vejledning hos browserudbyderne:

Google Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=da

Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/da/kb/slet-cookies-og-webstedsdata-i-firefox

Safari: https://support.apple.com/da-dk/guide/safari/sfri11471/mac

Microsoft Edge: https://support.microsoft.com/microsoft-edge

Hvis hjemmesiden tilbyder en særskilt funktion til cookieindstillinger, kan du også bruge denne til at ændre dine valg eller trække et tidligere samtykke tilbage.

Dine rettigheder efter GDPR og gældende databeskyttelseslovgivning

Afhængigt af hvilken lovgivning der finder anvendelse på behandlingen af dine personoplysninger, kan du have ret til at få oplysninger om, hvordan dine data bruges.

Når GDPR finder anvendelse, kan du under de betingelser og begrænsninger, der følger af forordningen, have følgende rettigheder:

Ret til indsigt i dine personoplysninger efter artikel 15.
Ret til berigtigelse af urigtige eller ufuldstændige oplysninger efter artikel 16.
Ret til sletning efter artikel 17.
Ret til begrænsning af behandling efter artikel 18.
Ret til dataportabilitet efter artikel 20.
Ret til indsigelse mod visse former for behandling efter artikel 21.
Ret til at trække et samtykke tilbage, når behandlingen er baseret på samtykke.
Ret til at indgive en klage til en kompetent tilsynsmyndighed.

Disse rettigheder er ikke absolutte og kan være underlagt lovbestemte undtagelser.

Eksempelvis kan en anmodning om sletning ikke altid imødekommes fuldt ud, hvis oplysninger skal opbevares for at opfylde en retlig forpligtelse.

Den schweiziske føderale databeskyttelseslov giver også registrerede personer visse rettigheder, herunder ret til indsigt og, under de gældende betingelser, berigtigelse og andre retsmidler.

Vi vurderer henvendelser efter den lovgivning, der finder anvendelse på den konkrete behandling.

Din ret til at gøre indsigelse

Hvis vi behandler dine personoplysninger på grundlag af legitime interesser efter GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, kan du have ret til at gøre indsigelse af grunde, der vedrører din særlige situation.

Hvis du gør indsigelse, ophører vi som udgangspunkt med den pågældende behandling, medmindre vi kan påvise vægtige legitime grunde, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

Klage til Datatilsynet

Hvis du mener, at dine personoplysninger behandles i strid med gældende databeskyttelseslovgivning, er du velkommen til at kontakte os, så vi kan undersøge din henvendelse.

Når GDPR finder anvendelse, kan du desuden have ret til at indgive en klage til en kompetent databeskyttelsesmyndighed.

I Danmark er Datatilsynet den nationale tilsynsmyndighed for databeskyttelse.

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35

2500 Valby, Danmark

Hjemmeside: https://www.datatilsynet.dk

I Schweiz er den føderale databeskyttelses- og offentlighedskommissær (FDPIC/EDÖB) den relevante føderale tilsynsmyndighed inden for sit lovbestemte kompetenceområde.

Ændringer af denne privatlivspolitik

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik, når vores tjenester, tekniske systemer, interne procedurer eller gældende lovkrav ændrer sig.

Den til enhver tid gældende version offentliggøres på vores hjemmeside.

Ved væsentlige ændringer kan vi give yderligere information til berørte personer, når det er hensigtsmæssigt eller lovpligtigt.

Kontakt vedrørende databeskyttelse og informationssikkerhed

Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, ønsker at udøve dine rettigheder eller vil indberette en mulig hændelse vedrørende databeskyttelse eller informationssikkerhed, er du velkommen til at kontakte os.

Databeskyttelse og informationssikkerhed

Generelle henvendelser

Hos The Native Translator arbejder vi for at levere professionelle oversættelsestjenester, hvor sproglig kvalitet, fortrolighed og informationssikkerhed er en naturlig del af hver eneste opgave.